Dirección de Proyectos

GREGORIO GUILLÉN
Ingeniero Empresarial
Project Management Professional (PMP)®️

greguillendiaz@gmail.com

¿POR QUÉ FRACASAN LOS PROYECTOS?: NO ES MATEMÁTICA CUÁNTICA

Se dice que cada proyecto es único; sin embargo, las causas subyacentes del fracaso del proyecto suelen ser las mismas. Al saber cuáles son estas causas, se podrá minimizar las posibilidades de problemas y aumentar las posibilidades de éxito.

¿Qué se debe de hacer cuando se enfrenta a un bajo nivel de iniciación, débil control, falta de personal, riesgos, problemas y expectativas poco realistas?

A continuación, presento cinco áreas de problemas comunes y sus posibles soluciones.

  1. Iniciación deficiente del proyecto

El problema

Posiblemente, el error más común es no iniciar un proyecto de manera adecuada al dedicar tiempo a reunir y aceptar los requisitos del cliente, crear un buen plan de proyecto y establecer las expectativas del cliente.

Es tentador comenzar a trabajar rápidamente, pero una etapa de iniciación baja a menudo conduce a problemas e incluso a fallas.

La solución

 No iniciar el proyecto hasta que se haya iniciado correctamente. No permitir que el cliente obligue a comenzar a trabajar asumiendo que esto resultará en una entrega más temprana. La realidad es que una baja iniciación extiende los proyectos al provocar retrabajos, errores y descuidos. Es mejor decir que no cuando se presiona y nunca comenzar la fase de ejecución demasiado pronto.

  1. Control débil del proyecto

 El problema

Si no se gestiona un proyecto de forma eficaz hasta su conclusión, no tiene sentido hacer un trabajo minucioso de planificación e inicio en primer lugar. Los problemas típicos de un control de proyecto débil incluyen la variación del alcance, la planificación del trabajo deficiente, la falta de control de cambios, la comunicación deficiente y la gestión deficiente de riesgos y problemas.

La solución

 Para obtener y mantener el control de un proyecto, se debe realizar las siguientes acciones:

  • Introducir un proceso de control de cambios y hacer que el equipo y el cliente lo conozcan.
  • Practicar la notificación de excepciones. Esto ahorra tiempo y asegura que haya un mejor enfoque en los riesgos y problemas a medida que surgen.
  • Comunicar el progreso con regularidad con el cliente, patrocinador, miembros del equipo y otras partes interesadas relevantes.
  • Revisar y actualizar el plan del proyecto con regularidad para verificar si el proyecto está en marcha y funcionando como se esperaba. Estas verificaciones permiten tomar medidas correctivas con anticipación si el proyecto se desvía del plan.
  1. Falta de personal y habilidades

El problema

 No tener el número correcto de personas o tener el número correcto con la combinación de habilidades incorrecta es a menudo la causa del fracaso del proyecto. Es frustrante cuando un proyecto carece de la cantidad adecuada de personas capacitadas, lo cual es demasiado común en la actualidad.

La solución

 Insistir siempre en que la gerencia proporcione personas que tengan las habilidades adecuadas, ya sea personal interno o contratado, respaldar la solicitud con un plan de proyecto sólido que muestre las áreas donde se necesite personal.

  1. No abordar los riesgos y los problemas

 El problema

 Durante el ciclo de vida del proyecto, hay muchas ocasiones en las que los riesgos e incertidumbres pueden causar problemas, incluso fallas. Ejemplos de estos incluyen:

  • No definir claramente los requisitos, lo que resulta en no cumplir con las expectativas del cliente.
  • Tecnología de punta o nueva que causa problemas imprevistos.
  • Diseño técnico deficiente, que impide cambios o escalado de la solución en el futuro.
  • Control de cambios inadecuado, lo que permite que las solicitudes de cambio hagan que el proyecto se desvíe.
  • Cambiar las prioridades comerciales, desviando la atención del trabajo principal.
  • Pruebas inadecuadas, lo que da lugar a errores y errores que quedan en el producto.
  • Pérdida de personas clave en momentos críticos.

La solución

 Revisar una lista de riesgos y problemas al inicio de cada proyecto. El enfoque correcto es realizar una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos y problemas con el equipo u otros gerentes de proyecto que hayan ejecutado proyectos similares. Continuar verificando los riesgos y problemas con el equipo durante todo el proyecto.

Las soluciones para los ejemplos mencionados anteriormente incluyen:

  • Contratar a un analista de negocios para definir los requisitos de los clientes y documentarlos de forma clara y concisa.
  • Preguntar si es necesario utilizar tecnología de punta o si una solución más probada brindará los mismos beneficios.
  • Utilizar un equipo para crear un diseño técnico, ya que brinda una oportunidad mucho mayor de lograr algo robusto y escalable.
  • Aceptar un proceso de control de cambios con el cliente antes de que comience el proyecto y cumplirlo.
  • Crear un plan de trabajo semanal para que el equipo se concentre en las prioridades y no se distraiga.
  • Elaborar un plan de prueba junto con escenarios de prueba basados en los requisitos del cliente y asegurarse de que haya suficientes recursos y el compromiso del cliente para ejecutarlos.
  • Elaborar un plan de contingencia que cubra la pérdida de personas clave.
  1. No gestionar las expectativas

 El problema

Los proyectos a menudo comienzan con un gran nivel de optimismo. Durante el ciclo de vida del proyecto, las expectativas pueden aumentar mucho más de lo que es posible. Cuando los clientes no saben qué esperar o no tienen visibilidad del progreso, puede surgir la frustración y ruptura de relaciones.

La solución

 La función del director de proyecto es gestionar las expectativas a un nivel razonable. Una forma de hacer esto es dividir los proyectos en partes o fases más pequeñas con hitos frecuentes. Si se lo hace, esto permitirá gestionar las expectativas al realizar entregas periódicas para ver lo que están recibiendo. Este enfoque garantiza que el proyecto cumpla con las expectativas de los clientes brindándoles una visibilidad temprana de lo que se está construyendo.

Finalmente

 Aunque los proyectos son únicos, las causas subyacentes del fracaso del proyecto suelen ser las mismas. Cinco de los problemas más comunes son baja iniciación, débil control, falta de personal, no abordar los riesgos y problemas y expectativas poco realistas.

Para aumentar las posibilidades de éxito:

  • Evitar ser empujado a comenzar las fases de construcción e implementación hasta que el proyecto se haya iniciado correctamente.
  • Supervisar y controlar activamente el proyecto hasta su conclusión.
  • Insistir en tener el número correcto de personas y la combinación correcta de habilidades en el proyecto.
  • Verificar los riesgos y problemas con regularidad con el equipo y tomar medidas para resolver los problemas y minimizar los riesgos.
  • Administrar las expectativas del cliente brindándole una visibilidad temprana de lo que se está construyendo.

No te conviertas en víctima de un proyecto fallido. Siempre implementa medidas que aborden las cinco áreas clave para ayudar a asegurar el éxito del proyecto. Después de todo, no es matemática cuántica.

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