Dirección de Proyectos

GREGORIO GUILLÉN
Ingeniero Empresarial
Project Management Professional (PMP)®️

greguillendiaz@gmail.com

¿Qué hace que los gerentes de proyectos sean una parte esencial de cualquier negocio?

Algunos se preguntarán:»¿Cuál es la necesidad de contratar gerentes de proyectos cuando es fácil informar a los equipos y administrar las cosas por nosotros mismos?» Para ellos, contratar a un gerente de proyectos profesional es un costo innecesario, no tienen mucho que aportar y no brindan resultados significativos.

 

Desafortunadamente, si esta opinión fuera cierta, ¿por qué millones de empresas en todo el mundo contratarían gerentes de proyectos profesionales para hacer el trabajo de la manera correcta? La verdad es que tratar de gestionar proyectos sin directores de proyectos no es más que una falsa economía.

 

Muchos proyectos fracasan, especialmente los proyectos de TI, ya que la persona encargada del proyecto no puede organizar y alinear todos los procesos que el trabajo requiere. La falta de planificación, atención y esfuerzos en la ejecución de cualquier proyecto está condenada a un fracaso rotundo sino es gestionada por un director de proyectos calificado.

 

Razones comunes que explican la mala ejecución de un proyecto y el fracaso de su entrega

 

  • Ausencia de un director de proyecto profesional
  • Mala comunicación
  • Ausencia de gestión de riesgos
  • Estimaciones poco fiables
  • División y asignación de tareas poco claras
  • Objetivos del proyecto poco claros
  • Escasez/sobreasignación de recursos
  • Control y seguimiento deficientes

 

Aunque hay varias razones que explican el fracaso de los proyectos, se puede concluir que la mayoría de ellas pueden atribuirse a la falta de un gerente de proyectos profesional, competente y capacitado

 

Los gerentes son esenciales para cualquier empresa

 

El objetivo final de toda empresa es crecer lo suficiente, crear beneficios y construir una buena reputación por sí misma. Sin embargo, alcanzar ese objetivo no está exento de desafíos. Este artículo enumera 10 razones por las que los gerentes de proyectos calificados son un complemento crucial para el crecimiento de cualquier negocio.

 

  1. Eliminar los largos tiempos de respuesta

 

En un mercado extremadamente competitivo como el de hoy en día, todas las empresas, ya sean pequeñas o grandes, se esfuerzan por complacer a sus clientes ofreciendo respuestas rápidas a sus consultas. Un gerente de proyectos actúa como enlace proactivo entre los clientes y los empleados para eliminar los largos tiempos de respuesta mediante una comunicación eficaz con ambas partes de la empresa.

 

Cuando las preocupaciones de los clientes no se abordan a tiempo, es probable que estos cuestionen la dedicación del equipo de trabajo. Por eso, los clientes deben confiar plenamente en el estilo de trabajo de la compañía. El director de proyectos transmite los objetivos y el rendimiento a los clientes y a los responsables de la empresa para mantenerlos bien informados sin retrasos indeseados.

 

  1. Alineación estratégica

 

Cada cliente tiene objetivos estratégicos, y los proyectos que las empresas emprenden para ellos los ayudan a avanzar hacia esos objetivos. Los gerentes de proyectos brindan un rigor intransigente y atención a los detalles en la arquitectura de los proyectos de manera adecuada para alinearlos con los marcos estratégicos del cliente.

 

Un director de proyectos identificará un caso de negocio sólido y calculará metódicamente el rendimiento sobre la inversión (ROI) para asegurarse de que el proyecto no se desvíe de su curso, usando softwares altamente eficientes para la administración, programación del trabajo y la comunicación con los miembros del equipo y los clientes al instante.

 

  1. Enfoque y objetivo claros

 

Un gerente de proyectos profesional es responsable de elaborar un plan adecuado para ejecutar los objetivos estratégicos. Trabaja para prevenir una situación en la que los miembros del equipo están perplejos sobre lo que se supone que deben hacer y por qué.

 

Las tareas se crean, dividen y subdividen en partes más pequeñas y se asignan para brindar claridad y permitir que los equipos se mantengan enfocados y dirijan sus esfuerzos hacia el logro del objetivo final de entregar un proyecto con éxito. Sin un gerente de proyectos dedicado, un proyecto podría fallar rápidamente y perder el rumbo.

 

  1. Aportar liderazgo

 

¿Qué es un barco sin el capitán? Un gerente de proyectos competente aporta liderazgo y visión a su equipo, lo que es absolutamente esencial para el éxito de la entrega del proyecto. Sin un jefe de proyectos, un equipo es muy parecido a un barco sin un capitán que lo navegue, dándole un sentido poco claro de dirección y propósito.

 

La gestión de proyectos permite a los equipos trabajar juntos de la mejor manera posible. Los gerentes de proyectos trazan una línea clara de responsabilidades y rendición de cuentas. Hacen cumplir los procesos y mantienen a todos en la misma página, ya que son ellos los que, en última instancia, serán responsables del éxito o el fracaso del proyecto.

 

  1. Hacer frente a los posibles riesgos

 

No importa qué tan bien planeado esté un proyecto, siempre existe la posibilidad de riesgos potenciales. Un director de proyectos identificará dichos riesgos, analizará su impacto y preparará un plan en consecuencia para evitarlos o gestionarlos. La gestión de riesgos tiene como objetivo mitigar las consecuencias indeseables de un proyecto debido a la ocurrencia del riesgo.

 

Es la capacidad de prever los riesgos potenciales que pueden surgir en el futuro y desarrollar planes para contrarrestar tales situaciones ahorrando recursos valiosos (tiempo, dinero, activos y personas) lo que hace que un gerente de proyectos sea una parte tan esencial del proyecto.

 

  1. Garantizar un punto único de comunicación y responsabilidad

 

Un director de proyectos garantiza un punto único de comunicación y responsabilidad. Dado que los empleados tienen muchas tareas en sus manos, se asigna un gerente de proyectos a un proyecto para garantizar que se cumplan los plazos. Para lograr esto, los gerentes de proyectos y los líderes comerciales deben mantenerse alineados con la comunicación.

 

Los clientes potenciales de negocios generalmente manejan las preguntas de las partes interesadas, pero los gerentes de proyectos son responsables de manejar los detalles a nivel de proyecto. Este último debe ser de fácil acceso para que los empleados escuchen y expresen rápidamente sus preocupaciones.

 

  1. Organización y gestión de proyectos

 

La falta de organización y gestión es una de las principales causas de que un proyecto pierda el rumbo y se encamine hacia un posible fracaso. Un gerente de proyectos experimentado eliminará todas las fallas dentro del flujo de trabajo de un proyecto al organizar y administrar con éxito un proyecto.

 

La planificación, la aclaración de roles y responsabilidades y una estructura bien definida contribuyen en medida a que un equipo tenga éxito. Sin la organización, el progreso del proyecto se detiene y los equipos se dan cuenta muy tarde.

 

  1. Planificación real del proyecto

 

Sin la gestión de proyectos se podrían establecer estimaciones presupuestarias y plazos de entrega demasiado ambiciosos. En última instancia, esto significaría que no se cumplirían los plazos y se superaría el presupuesto.

 

Los gerentes de proyectos capacitados pueden negociar plazos e hitos alcanzables entre la alta dirección, los equipos y las partes interesadas. Un buen director de proyectos nunca compromete la calidad del resultado del proyecto al dar urgencia a la entrega.

 

  1. Control de calidad

 

Los equipos suelen estar bajo una tremenda presión para entregar los proyectos a tiempo. Sin un gerente de proyectos dedicado, las tareas se apresuran y los horarios se ajustan, y es entonces cuando la calidad se ve afectada. Los gerentes de proyectos se aseguran de que la calidad entregada sea consistentemente de los más altos estándares para mantener a los clientes más que satisfechos en todo momento.

 

Un director de proyectos con experiencia cuenta con el apoyo de la dirección ejecutiva. Garantiza que se disponga del tiempo y los recursos adecuados para un proyecto, y que la calidad se compruebe en cada etapa antes de la entrega final del proyecto.

 

  1. Aprender del éxito y el fracaso

 

No repetir los mismos errores y mejorar los resultados anteriores es la clave del éxito de la gestión de proyectos. Un gerente de proyectos hace una retrospectiva y utiliza las revisiones posteriores al proyecto para tener en cuenta los aspectos positivos y negativos y averiguar cómo se podrían hacer las cosas de forma diferente en el futuro.

Como resultado, se prepara una valiosa lista de «lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer» para ayudar a la empresa a seguir adelante sin repetir los mismos errores del pasado. Estas retrospectivas pueden utilizarse para recordar a los equipos los fracasos, como el incumplimiento de los plazos, y los éxitos, como las ventajas de mantener las hojas de trabajo.

 

A manera de conclusión

Cuando una empresa crece, es natural que las responsabilidades de todos los miembros del equipo también crezcan junto con ella. La buena gestión de proyectos y los directores de proyectos competentes son importantes porque logran el éxito al eliminar la gestión caótica, los objetivos poco claros, la mala calidad, los proyectos que superan el presupuesto y la entrega tardía.

Los gerentes de proyectos animan y guían a sus equipos para que ofrezcan los resultados adecuados que generen un buen ROI, además de mantener felices a los clientes.

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